Рабочая карта проекта (справочник для ИИ-ассистента)

Внутренний файл: максимально структурированная выжимка для дальнейшей работы (ответы на вопросы, написание ТЗ, планирование, уточнения). Источник — recording.txt (New Recording 23, 47:24).

0. Что это и зачем

Одна установочная встреча. Цель — понять бизнес-процесс заказчика и подготовиться к совместному ТЗ + коммерческому предложению (цена / срок / инструменты). Заказчик описывает процесс верхнеуровнево; обещает детальные проходы по каждому этапу с сотрудниками позже.

Следующий шаг (озвучен): подрядчик садится «рядом с сотрудниками» (с понедельника), наблюдает реальную отработку заявки от поступления до отгрузки, фиксирует «хотелки» руководителей; по итогам — ТЗ и КП.

1. Стороны и роли

Роль	Кто / чем занимается
Спикер 1	Основной рассказчик от заказчика, ведёт встречу
Спикер 2	Технический подрядчик (ИИ/автоматизация); объясняет анонимизацию, локальные модели, лимиты
Спикер 3	Второй участник со стороны заказчика; знает детали Click, таможню, согласования; упоминает Руслана (специалист по таможне/закупке, «больше подскажет»)

Бизнес-роли компании-заказчика:

Менеджер по продажам / продажник
Закупщик (департамент снабжения и логистики)
Логист
Руководитель (акцепт, защита сделки, KPI)
Финансист, бухгалтерия, юрист
ОТК (отдел технического контроля)
Таможенный брокер (внешний)
Логистическая компания / водители (внешние)
Поставщики: резиденты и нерезиденты (Китай)
Клиенты/заказчики (в т.ч. гособоронзаказ)
ИИ-агент (колл, выбор предложения и т.д.)

2. Системы и артефакты

Система	Роль	Ограничения
Click	Основная CRM, адаптирована под процессы	Закрывает ~20–30% потребностей; нет статистики, аналитики, напоминаний, отчётов, истории цен
Битрикс24	Таск-менеджер: чаты, документы, задачи, звонки	Не используется как CRM, нет воронки
1С	Натуральный учёт, таможенная декларация на импорт	—
Excel	Формирование запросов поставщикам (до ~30 позиций/файл), обмен	Ручной труд, 500–1000 строк на заявку
Альта-Софт (упомянут)	Таможенная база (код ТН ВЭД, пошлины)	Потенциал — источник консолидированных данных
СПАРК (упомянут как «Spark»)	Оценка контрагента по открытым источникам	—
Документы	КП (PDF), счёт, спецификация, договор, гарантийное письмо, инвойс, УПД, акт приёма-передачи, маршрутный лист, таможенная декларация	—

3. Расшифровка неразборчивых терминов (транскрипция с ошибками)

Как в записи	Вероятный смысл
«вверхурован» / «вверху»	высокоуровневый / верхнеуровневый
«гераллистический/гераллистические»	гарантийный/гарантийные (срок, обслуживание, письмо, компании)
«дженерные средства»	денежные средства
«цена образования»	цена разработки/внедрения
«терраспецификации/стандартфикации»	спецификации
«Spark»	СПАРК (СПАРК-Интерфакс)
«Рубрафара»	вероятно «Руспрофайл» (неясно)
«альтософт»	Альта-Софт
«код НВ / код ТВ»	код ТН ВЭД
«войс»	инвойс (invoice)
«научный выбор»	сравнительный выбор/анализ предложений
«самообразованию»	вероятно «по себестоимости» / «по совокупности критериев» (неясно)
«Кидунске»	неясно (возможно, название/опечатка)
«у-п-д»	УПД (универсальный передаточный документ)
«ДРСС»	неясно (вероятно, денежные средства/перевод)
«пед-…» (проверка товара пед…)	неясно (вероятно, предотгрузочная проверка)

4. Полный реестр этапов процесса (каноническая нумерация)

Использовать как единую нумерацию при ссылках. Порядок соответствует рассказу.

A. Привлечение клиента

A1. Каналы привлечения: выставки, очные встречи, рекомендации, звонки (+ «что ещё придёт»).
A2. Определение направлений, портрета клиента, базы конкурентов, критериев «наш клиент».
A3. Рассылки писем, поиск контактов ЛПР.
A4. Скрипты обзвона → агенты/колл-менеджеры + телефония с аналитикой (качество звонка, рекомендации, выжимки, автозадачи).
A5. Дашборды руководителя: звонки, успешность, длительность → KPI.
A6. Оценка клиента по открытым источникам → заключение «работать/не работать».
A7. «Зацепиться»: принять заявку ИЛИ договориться о встрече; отправка презентации.

B. Обработка заявки (квотирование)

B1. Проверка корректности, чек-лист (10–15 вопросов: сроки, серийность, производитель, замены, частичные поставки).
B2. Предварительная защита/согласование у руководителя.
B3. Закупщики определяют поставщиков по критериям (надёжность, направления, бренды, репутация, финансовое плечо).
B4. Формирование Excel-запроса (до 30 позиций), рассылка поставщикам.
B5. Сбор ответов, загрузка в Click, сравнение по позициям.
B6. Выбор лучшего предложения вручную (цена/себестоимость, срок, целостность, серийность).
B7. Перевыбор при уходе стоковых позиций.

C. Меры нетарифного регулирования (параллельно B)

C1. По коду ТН ВЭД: пошлина, декларация соответствия, НДС.
C2. Расчёт затратной части себестоимости (таможенная очистка).
C3. Сейчас — брокеры; цель — консолидированная база (Альта-Софт и др.) → авто-проверка при вводе парт-номера.
C4. Парт-номер ≈ артикул, ~95% уникален (категория + производитель); исключение — мультибрендовые.

D. Формирование КП

D1. Единое предложение менеджеру (вариативность + лучшее уже выбрано), себестоимость на складе РФ.
D2. Наценка (коэффициент), минимальный порог (ниже — только с согласованием руководителя).
D3. История цен (сейчас отсутствует) — подсветка «платили/предлагали/покупали/продавали».
D4. Борьба с расхождениями цен (одна позиция — разная цена заказчику; несколько спецификаций).
D5. КП → PDF (утверждённая форма) → клиенту (почта/телеграм).
D6. Ожидание решения клиента: номинал 24 ч (до 3 дней), факт — 1 день…2 мес.

E. Подтверждение и счёт

E1. Закупщики подтверждают условия выбранных поставщиков, формируют запросы инвойсов.
E2. Торг с поставщиками (позиция ушла/цена изменилась).
E3. Выставление счёта / подписание спецификации/договора.
E4. Акцепт руководителем = бесповоротный этап (счёт в печатную форму только после подтверждения).

F. Защита и старт закупа

F1. Защита менеджера перед руководителем (условия договора, финансист/бухгалтер/акцептующие, калькуляция целесообразности).
F2. Счёт на оплату (сопоставление счёта и документа в Click).
F3. Решение клиента → инициация старта закупа (спецификация/договор/гарантийное письмо/решение руководителя).
F4. Подтверждение старта закупа (третье подтверждение; временная мера).

G. Закупка

G1. Резиденты: счёт → договор → оплата, путь согласования.
G2. Нерезиденты: инвойсы, конвертация, оплата (напрямую/через посредников).
G3. Проверка счетов (валютные/курсовые расхождения) → авто-согласование.
G4. Оплата поставщикам, подтверждение получения денег (могут застрять).

H. Поставка и приёмка (Китай)

H1. Поставщик ставит за 5 дней на склад (Гонконг).
H2. Осмотр: фото, парт-номер на упаковке = инвойс, дефекты (коррозия, царапины, повреждения).
H3. Опционально лаборатория (детальный осмотр).
H4. Консолидационный склад (объединение), вылет 1 раз/нед.
H5. Маркировка («Честный знак»).
H6. Передача логистической компании (авиа, реже авто/море, комбинированно).

I. Таможня и входной контроль (РФ)

I1. Таможенное оформление (брокер), таможенная декларация на импорт (1С/Click).
I2. Входной контроль (фото, замеры, выборочный анализ).
I3. Маркировка качества; брак → изолятор → утилизация/рекламация.
I4. Передача на склад, упаковка (излишки/недосорт → ожидание).
I5. Готовность к адресному хранению → статус менеджеру.

J. Отгрузка и закрытие

J1. Решение менеджера: отгрузка/самовывоз/коммуникация.
J2. Авто-переход (~2 дня без действий).
J3. Целостность отгрузки («всё или ничего»).
J4. Печать УПД, акта приёма-передачи, маршрутного листа; отгрузка.
J5. Успех = получение груза + подписанные документы + контроль оплаты.
J6. Далее — гарантийное обслуживание, рекламации.

5. Тайминги (озвученные)

Этап	Значение
Квотирование, шаг 1 (сформировать+отправить запрос)	4 раб. часа
Квотирование, шаг 2 (обработка предложений)	16 ч (2 суток)
Квотирование, шаг 3 (выбор поставщика)	4 часа
Ожидание решения клиента по КП	24 ч (номинал; факт 1 дн–2 мес.)
Ожидание решения по счёту на оплату	(не указан точно)
Поставка после получения денег (нерезидент)	5 дней
Консолидация	вылет 1 раз/нед.
Авто-отгрузка при бездействии менеджера	~2 дня
Санкционные/снятые с производства позиции	отработка до месяца
Стоковые позиции	отработка за день

6. Боли (приоритетные точки автоматизации)

Ручной выбор лучшего предложения (500–1000 строк Excel) — самый трудоёмкий.
Перевыбор при уходе стоковых позиций.
Отсутствие статистики/аналитики/отчётов/напоминаний в CRM.
Отсутствие истории цен (нет динамики цены по позиции).
Расхождения цен: одна позиция одному заказчику по разным ценам; одна позиция в разных спецификациях у разных поставщиков.
Ручная проверка счетов (валюты/курсы: 100 $ → счёт 120, юань по другому курсу).
Ручная генерация/рассылка Excel-запросов поставщикам.
Таможня: брокеры с разными мнениями, нет консолидированной базы.
Ручные напоминания и куратор при вводе новых сотрудников (нет обучающих материалов).
Ручной обзвон: нет аналитики звонков, KPI, автозадач.
Оценка клиента по открытым источникам вручную.

7. ИИ/технические решения (что обсудили)

7.1 Конфиденциальность

Гособоронзаказы — данные не должны утекать в интернет.
Вариант A: анонимизация на лету (готовые модули) перед отправкой в облако/сервис + возврат результата.
Вариант B: локальные модели (кластер ~10 млн ₽; меньшее — дешевле), без анонимизации.
Выбор: фронтир-модель нужна → анонимизация; задача простая → локальная.
ФСБ-сертификации нет.
~50 документов/день → локальная модель может не справиться → программная «выжимка» документа до слепка текста.

7.2 Агенты

Идея — CRM/процесс на ИИ-агентах. Кандидаты (озвучены заказчиком):

Обзвон клиентов (по скриптам).
Рассылки писем, поиск ЛПР.
Телефония-аналитика (качество, выжимки, автозадачи).
Оценка клиента по открытым источникам → заключение.
Генерация и рассылка Excel-запросов.
Выбор лучшего предложения (сравнение по критериям).
Проверка счетов (валюты/курсы).
Проверка мер нетарифного регулирования (при вводе парт-номера).
Автозадачи/напоминания, KPI-отчётность, дашборды.
Масштабирование агентов (1 → 150).

7.3 Обучающие материалы

Робот-видеоролик / пошаговые инструкции (текст/видео/анимация) по каждому блоку процесса.
Цель: новый сотрудник без ментора осваивает ~90% через инструкцию.

8. Открытые вопросы / что уточнить на детальных проходах

9. Формат результата от подрядчика (ожидания заказчика)

Совместное ТЗ (перевод «простого языка» в технический/ИИ).
Коммерческое предложение: цена, срок реализации, инструменты; что автоматизируем агентом, что автоматикой, сроки внедрения.